各镇场区中心校、中学、局直各学校:
7月初,县教育局组成检查组对各校2009-2010学年度“双高水平”普九档案建设工作进行了检查,在检查过程中,我们发现有些学校的档案建设未达到我们规定的要求,现将存在的问题及整改意见进行通报,教育局将于八月中旬对各学校“双高普九”进行验收检查,望各学校按要求及时进行整改并做好迎检准备。
一 、存在问题
(一)档案材料质量方面
1、材料填写用笔颜色不统一,存在蓝色、复印、复写等现象。
2、纸张规格不规范。有的学校自行印制表格,表格的大小,颜色、表格设计不够规范,与教育局印制的不统一。
3、档案材料缺少,按照细则要求不够完备。文字材料内容过少过于简单,不够规范。
4、有些档案材料的数字与普九表册不相符。
5、有些九年一贯制学校单位名称仍旧沿用XX中心学校、XX中学,校组织机构和材料中的组织机构仍旧存在两套领导班子。
6、档案装订不够规范。①学校总目录和细则对照不够完备。②各级目录不清晰。③档案材料无页码。④装订材料中有的书钉未拆掉。⑤本夹子装订缺少侧面封条。⑥表格有涂改、破损现象。
(二)数字统计方面
1、个别学校学生数据与计财数据不符。
2、部分学校统计校内外学龄人口时,对育才、未入学、提前入学、提前毕业等数据统计存在漏统计或统计有误现象。
3、个别学校对于适龄儿童入学率、完成率的统计方法不是很明确,造成统计结果不达标。同时也缺少文字材料的补充说明。
4、个别学校对统计态度不够认真,年级学生数字前后不统一。有的学校数据填写存在串行现象。
5、有的专管员对于“双高普九”细则学习不够,统计方法和各项数据达标标准还停留在“提高水平”阶段,导致统计不够准确。
二、解决办法
(一)严格按照教育局要求,高质量完成普九档案
1、统一用黑色笔填写档案,除原始材料外,打印材料一律用A4纸按教育局打印材料要求打印。
2、所有表册(除原始材料外),一律使用教育局监制表册,对于破损、涂改表册要及时进行更换。
3、继续自检自查,对于不规范的、内容过于简单的材料,要进一步充实补充,做到内容详实完备、有实效性。
4、对于九年一贯制学校单位名称一律使用XX九年一贯制学校中学部(小学部)。所有组织机构(包括材料中的)一律改为规范的组织机构。
5、参照教育局普九会议下发材料样式、目录等统一装档。结合细则制定本校各级档案目录,做到条目清晰、设计规范,对于已经装档材料及时进行自检自查,发现问题及时改正。
(二)对于统计表册中存在的问题请及时和普九办两位老师联系,及时更换有错误的表册。
1、普及程度部分普九办检查后调整后数据已上传到群共享,请专管员及时对照,有问题与王井荣联系。
2、其余几项内容与吕晓红联系。
3、对于问题较多的学校我们将和专管员在普九办当面进行修改、调整。
4、另外专管员及时关注普九群里下发的各项通知。
(三)对普九专管员的一点要求
1、认真学习细则,对档案材料逐项自检。
2、对于数据做到心中有数,对答如流。
3、对于档案材料做到了如指掌,能根据学校制定的总目录,准确确定每份档案材料的具体位置。
三、县教育局将于八月中旬对各学校的“双高水平”普九情况进行验收检查,望各学校做好迎检准备。
1、要对分管普九工作的领导、普九专管员、各专用室管理员、引导员及相关教师进行系统培训,相关数据要口径一致、衔接合理。要列出数据变化明细表,人手一份,便于领导、教师掌握。
2、要做好副卷材料的收集、整理、归档立卷工作。表册中的相关数据要有文字说明和相关副卷材料做支撑,副卷材料中的数据一定要与主卷材料相一致。要形成自检自查报告、专题片解说词和彩页设计方案(彩页一律用A4纸,不折叠),采集好相关镜头。
3、要营造好迎检氛围。校园环境要干净整洁,要加强制度文化建设和人文环境建设,凸显学校办学特色。要设计好迎检路线,安排好引导员。检查时,各专用室要有专人负责,负责人要对专用室仪器、设备及使用情况全面掌握。
4、校领导汇报及回答检查组提问时,语言要准确简练,不得含糊其辞、模棱两可。